Kan je mij deze week weer een actuele lijst met email-adressen leveren?
Wil je de etiketten voor de verzending van de liturgie nog even printen?
Wie zitten er allemaal in de Bibliotheekcommissie en wie zijn de Koffieschenkers?
Hoeveel kinderen in de leeftijd van 12-16 jaar zijn er in de gemeente en mag ik dan de mailadressen van hun ouders? Of heb je ook hun eigen mailadressen?
Het zijn zomaar wat vragen die aan mij gesteld worden bij de uitoefening van mijn (vrijwillige) taak als ledenadministrateur van de Kloosterkerk. Voor onze contactpersonen, bestuursleden, predikanten en medewerkers van het Kerkelijk Bureau is het van groot belang dat de informatie over de bij onze stichting ingeschreven personen, actueel en betrouwbaar is. De registratie van alle persoonsgegevens vindt plaats in Scipio, een landelijk registratiesysteem voor de kerkelijke ledenadministratie.
In de afgelopen maanden heeft iedereen regelmatig via de mail informatie toegestuurd gekregen over de noodzakelijke maatregelen rond de kerkdiensten; elke week ontvangt u de liturgie in de mail en de meesten van u ontvangen ook de Nieuwsbrief via de digitale post. Omdat wij beschikken over uw mailadres kan de Kloosterkerk snel en gemakkelijk communiceren.
Toch ben ik altijd blij als we de kerstkaart in een envelop bij u op de mat bezorgen of als de zogenaamde financiële brief op papier aan u wordt toegestuurd. Want in de digitale samenleving veranderen we sneller van woonadres dan van mailadres! Steeds blijkt dat er heel wat verhuisbewegingen hebben plaatsgevonden, waarover de Kloosterkerk niet geïnformeerd is. Als post onbestelbaar retour komt, probeer ik telefonisch of via de mail contact met de betrokkene(n) op te nemen. Soms vraag ik de contactpersoon of wijkpredikant te achterhalen wat er aan de hand is. En als de geadresseerde via de doorzendservice alsnog onze post ontvangt, volgt gelukkig vaak een adreswijziging. Maar soms is iemand toch van de radar verdwenen en worden de gegevens van de betrokkene uit de administratie verwijderd.
Ik zorg ervoor dat elke maand de mutaties worden verwerkt, zodat de adressering op de adresetiketten correct is, post niet abusievelijk aan overledenen geadresseerd wordt en de zogenaamde gemeenteberichten in de Nieuwsbrief kunnen worden vermeld. Nieuwe leden ontvangen een door de wijkpredikant ondertekende welkomstbrief, de gegevens van wie verhuisd zijn worden doorgegeven aan de contactpersoon van de oude en nieuwe wijk, doopouders krijgen een mooie doopkaart mee, de uitnodigingen voor een bijeenkomst nieuwe leden of voor het bijwonen van de jaarlijkse gedachtenisdienst worden door mij verzonden: het valt allemaal onder de ledenadministratie.
Uw gegevens? Mijn zorg!
Ellen van der Sar
Benieuwd of uw gegevens juist geregistreerd zijn? Mail me via leden@kloosterkerk.nl en ik stuur u een uitdraai van uw persoonskaart toe.
